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Notas Fiscais: A gente entende e explica

Notais fiscais: a gente entende e explica

Esclarecemos as dúvidas mais recorrentes em relação às notas fiscais e as principais diferenças entre cada uma delas.

A emissão da nota fiscal é um procedimento obrigatório para todas as empresas, no entanto, com a digitalização do processo de emissão do documento, muitos empreendedores ainda têm dúvidas sobre o tema.

Ao emitir a nota fiscal, a empresa comprova que cumpre com todas suas obrigações tributárias junto à Receita Federal e certifica que suas mercadorias são legalizadas e registradas junto ao Fisco. Esses órgãos fazem um controle rigoroso das informações prestadas e se forem identificadas inconsistências ou falta de dados, a empresa poderá ser autuada e pagar multas altas.

No entanto, os diversos tipos de notas fiscais, as particularidades, termos e legislações que abrangem cada uma delas podem causar confusão e erros no preenchimento e emissão do documento. Neste artigo vamos auxiliar a esclarecer as principais dúvidas sobre nota fiscal. Confira:

Qual a diferença entre a Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica (NFC-e) e a Nota Fiscal Eletrônica de Produtos ou Mercadorias (NF-e)?

Atualmente, há 13 tipos de notas fiscais vigentes no país, mas duas delas têm funcionamento semelhantes, e que podem ser facilmente confundidas: a Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica (NFC-e) e Nota Fiscal Eletrônica de Produtos ou Mercadorias (NF-e). Conheça as principais diferenças entre elas:

• Nota Fiscal ao Consumidor Eletrônica (NFC-e) – Esta é a nota fiscal mais comum, utilizada nas vendas do comércio varejista. Ela foi implantada para substituir o tradicional cupom fiscal expedido por um Emissor de Cupom Fiscal (EFC). O objetivo da NFC-e é registrar a venda de produtos físicos para o consumidor final. Para esse tipo de nota fiscal não é obrigatório inserir o CPF ou CNPJ do comprador.

• Nota Fiscal Eletrônica de Produtos ou Mercadorias (NF-e) – Esta nota deve ser emitida no comércio de mercadorias, em estabelecimentos físicos ou lojas virtuais. Ela é a versão digital da antiga nota impressa, agora emitida e armazenada eletronicamente. A NF-e está relacionada à cobrança do Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI) e do Imposto de Mercadorias e Serviços (ICMS) e sua emissão está vinculada à Secretaria da Fazenda de cada estado.

Outros tipos de notas mais comuns são a Nota Fiscal Eletrônica de Serviços (NFS-e), necessária para confirmação de prestação de serviço de uma empresa para uma pessoa física ou jurídica, e o Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e), usado exclusivamente por empresas que transportam cargas ou fazem fretes entre estados ou municípios.

Principais dúvidas sobre nota fiscal

1. Qual a função da nota fiscal?

A nota fiscal tem a função de documentar e comprovar uma transação comercial entre um estabelecimento e um consumidor final. É um documento que gera segurança para o cliente, para a empresa e para os órgãos fiscalizadores, como a Receita Federal e o Fisco. Também transmite confiança para os fornecedores e parceiros em relação ao seu empreendimento.

Para o consumidor, é a garantia de que ele está adquirindo produtos ou serviços de uma empresa legalizada e de credibilidade, além de garantir o acesso a benefícios como assistências, garantia de trocas e devoluções, ou crédito fiscal.

A nota fiscal também auxilia no planejamento fiscal, contábil e financeiro da empresa, contribuindo para que a companhia tenha um registro de suas vendas, verifique os impostos incidentes e tenha controle de caixa.

2. O que deve ser discriminado em uma nota fiscal?

Para o preenchimento da nota fiscal, algumas informações são padronizadas como: cabeçalho com os dados do emitente, dados do destinatário, valor total da nota fiscal, dados da transportadora que fará a entrega, listagem individual de cada item e espaço para informações complementares.

A nota fiscal deve informar ainda o valor do imposto que incide sobre o preço dos produtos e serviços comercializados, seja ele federal, estadual e municipal. Entre os tributos que devem constar estão o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS), Imposto sobre Serviços (ISS), o Imposto sobre Produto Industrializado (IPI) e a Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (Cofins).

3. Como consultar uma nota fiscal?

Consultar a nota fiscal eletrônica é uma forma de confirmar a validade de um documento na Prefeitura ou na Secretaria da Fazenda. Existem notais fiscais de diferentes tipos e finalidades, com diferentes formas de acesso online. Algumas podem ser acessadas em portais da Receita Federal.

Para consultar a Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) é preciso procurar por este serviço no portal da prefeitura de sua cidade. A mesma orientação é válida para quem precisar acessar a Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e). Ela pode ser consultada somente em órgãos estaduais, sendo necessário acessar o portal da Secretaria da Fazenda do seu estado.

4. Como consultar a nota fiscal pelo CPF?

Consultar a nota fiscal somente com o CPF, de forma segura e oficial, não é possível. Ao solicitar a consulta, geralmente, outros dados também são solicitados, como a chave de acesso e o CNPJ da empresa. O ideal é entrar em contato com uma empresa especializada em consulta de nota fiscal para buscar a melhor solução.

5. Como emitir a nota fiscal eletrônica (NF-e)?

A primeira exigência para a empresa com CNPJ ativo emitir a NF-e é possuir o seu certificado digital. É uma assinatura virtual que garante a segurança das operações feitas pela internet, assegurando a autenticidade da nota fiscal emitida. A emissão é feita pela Autoridade Certificadora credenciada pela IPC Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (IPC).

Depois de adquirir o certificado digital, é hora de procurar o órgão governamental responsável pelas operações de nota fiscal e solicitar autorização para emitir o documento eletrônico. São eles: a Secretaria Estadual da Fazenda, para a emissão da NF-e ou a Secretaria Municipal de Finanças ou órgão similar, para solicitar emissão da NFC-e.

Importante lembrar que emissão da nota deve ser feita por um programa emissor específico, que irá gerar as notas no formato certo e encaminhá-las à Receita Federal, automatizando todo processo. As empresas podem adotar um software gratuito, disponibilizado pelo governo ou adquirir um programa particular. Cada estado ou cidade possui um modelo para emissão de notas fiscais, disponível nos sites oficiais.

6. Como abrir uma nota fiscal pela chave de acesso?

É possível conferir todos os dados de notas fiscais emitida eletronicamente por meio da chave de acesso, uma sequência numérica com 44 posições. Se a empresa possuir o certificado digital, também pode baixar o documento e imprimir. Saiba como acessar:

Nota Fiscal Eletrônica de Produto (NF-e) – Para visualizar a (NF-e) emitida acesse o portal da Nota Fiscal Eletrônica neste link, de preferência pelo computador, para facilitar a visualização. Depois, selecione o item “Consultar NF-e” e digite a chave de acesso de 44 dígitos recebida com o Documento Auxiliar da NF-e (Danfe). Siga as demais instruções e a nota será exibida no site.
Nota fiscal de Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) – É preciso acessar o portal do Conhecimento de Transporte Eletrônico neste link. Assim como o portal da NF-e, é recomendável fazer a pesquisa pelo computador. Selecione “Consultar CT-e”, digite a chave de acesso e conclua as orientações para acessar o documento.

Como a Omnidata pode ajudar você com as notas fiscais?

A Omnidata auxilia empresas com uma solução que automatiza a captação de NF-e nos sistemas da Receita Federal ou das secretarias da fazenda. O sistema Ominidata Cargo realiza três tipos de busca.

O primeiro é a captação contínua, na Receita Federal, de todas as NF-es, correções e cancelamentos relacionados ao cliente, utilizando certificado digital. A segunda opção é a captação especial de NF-es, na Receita Federal ou nas Sefaz, sem usar o certificado digital, para destinatários sem Inscrição Estadual. Existe ainda a coleta de NF-e, que possibilita que as chaves de acesso das Danfes coletadas pelos motoristas sejam captadas pelo aplicativo Omnidata Cargo, para agilizar a captação das NF-es.

Esta tecnologia reduz o tempo de emissão e a necessidade de digitação do Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-es) e possibilita que os gestores façam a integração, por API, com sistemas de seus clientes, permitindo o envio de notas para o ambiente deles por e-mail.

Saiba mais sobre essa solução no site: https://www.omnidata.com.br/transporte-de-cargas/captac%cc%a7a%cc%83o-e-coleta-de-nf-e/.

Gerenciamento de riscos no transporte de cargas de perigosas

Tecnologias voltadas ao gerenciamento de riscos contribuem para prevenir e diminuir o risco no transporte de cargas.

Chegar ao destino sem passar por problemas ao longo do percurso é o objetivo de qualquer pessoa que realiza uma viagem. Para isso, é importante seguir uma série de orientações que envolvem desde o planejamento de viagens, passando pelo controle de cargas, o rastreamento, até o controle da jornada do motorista. Quando se trabalha com cargas de risco, esse cuidado se torna indispensável.

Para fugir de situações inesperadas, é preciso identificar, avaliar e gerenciar potenciais eventos que possam afetar o transporte ao longo de todas as etapas da operação, a fim de garantir a segurança da carga, do veículo, do motorista e dos negócios. Essa é a função do gerenciamento de riscos.

Em todo o mundo, empresas bem-sucedidas no setor de transporte e logística já entenderam o quanto o gerenciamento de riscos é fundamental à movimentação de cargas. E você, já sabe qual a importância dessa estratégia para seu negócio?

O que é gerenciamento de riscos?

O gerenciamento de riscos é um conjunto de ações adotadas para prevenir e diminuir o risco no transporte de cargas. Por meio dele, é possível se proteger de problemas relacionados às operações logísticas e situações inesperadas, como acidentes, roubos e furtos de cargas, avarias, multas ou apreensões.

As ferramentas de gerenciamento de riscos ajudam a empresa a prever todas as etapas da cadeia logística e, assim, desenvolver ações que podem eliminar falhas ou minimizar danos. Por este motivo, o gerenciamento de riscos está diretamente ligado a serviços como informação logística e controle de jornada de motoristas.

Por que fazer o gerenciamento de viagens com cargas de riscos?

O transporte de cargas é uma atividade complexa e exposta a diversos tipos de perigos. Para proporcionar uma entrega de qualidade para o cliente, o gerenciamento de viagens com cargas de risco é uma estratégia eficaz que auxilia as empresas a estabelecerem procedimentos para evitar potenciais ameaças e problemas recorrentes.

A aplicação de tecnologia para esta finalidade ajuda a monitorar todas as etapas operacionais do transporte e aumenta a segurança e a qualidade da viagem, que pode ser feita com mais eficiência, produtividade e custos reduzidos.

Além disso, a implementação de ferramentas para o gerenciamento de riscos para o transporte de cargas pode evitar problemas como:

Imprudência, imperícia e negligência do motorista;
Acidentes em razão da má conservação das estradas;
Roubo de cargas;
Perdas de produtos em razão do manuseio e transporte inadequados;
Atrasos nas entregas;
Gastos e ocorrências prejudiciais à empresa e a seus colaboradores.

Como a Omnidata pode auxiliar na gestão de riscos de suas viagens

Para assegurar a segurança da carga e dos motoristas, a empresa que trabalha com transporte de cargas perigosas deve ter fácil acesso a todos os dados que envolvem a viagem.

Pensando nisso, a Ominidata oferece soluções para auxiliar na prevenção e no gerenciamento de riscos em transporte de cargas perigosas, com aplicativos para coleta e gerenciamento de informações, de forma precisa e segura.

Um dos serviços permite o acompanhamento das jornadas dos motoristas em tempo real, fornecendo informações sobre tudo que acontece ao longo da viagem. A localização, a situação atual dos motoristas e de seus veículos podem ser visualizados em mapas detalhados, e nos registros do Diário de Bordo e Diário de Jornada.

O aplicativo Jornada do Motorista também registra o tempo de condução, os períodos de espera, refeição e descanso dos motoristas, atendendo todas as exigências da Lei do Motorista/Caminhoneiro (Lei n. 13.103/2015). Dessa forma, a escala de motoristas pode ser determinada pelos gestores de forma segura, respeitando o tempo de repouso.

Outra funcionalidade do aplicativo é orientar o motorista sobre aspectos importantes com relação à segurança e prevenção de acidentes no decorrer das viagens. Eles também são notificados em tablets ou smartphones, a respeito de períodos de espera, refeição e descanso.

Saiba como funciona o aplicativo Jornada do Motorista

Facilidade e agilidade com a captação de notas fiscais eletrônicas

O sistema Omnidata Cargo conta ainda com um sistema de captação de nota fiscal eletrônica (NF-e) que auxilia a transportadora fazendo a busca automática de NF-e na Receita Federal.

Com a captação de NF-e enriquecida, é possível acessar os principais dados para completar o preenchimento do Conhecimento de Transporte (CT-e). Essa facilidade agiliza a emissão do CT-e, já que a quantidade de informações a serem digitadas será menor.

Esse serviço possibilita também que os gestores façam a integração, por API, com sistemas de seus clientes, permitindo o envio de notas captadas para o ambiente deles por e-mail. Os documentos podem ser baixados de forma rápida e segura.

O sistema pode ler as chaves de acesso ao Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (Danfe) coletado pelo motorista. Dessa forma, torna mais rápida a captação, em tempo real, das NF-es na Receita Federal ou nas Sefaz. A imagem da Danfe pode ser anexada neste processo, facilidade que permite aprimorar a gestão e controle de coletas e entregas.

Saiba mais sobre captação automática NF-es

Esses são alguns dos benefícios do aplicativo Ominidata Cargo. Para saber mais, acesse o link: https://www.omnilink.com.br/portfolio/omnidata-cargo/.

Saiba tudo sobre as mudanças da NF-e para e-commerce

Com o aumento das vendas on-line, a Secretaria da Fazenda atualizou a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e incluiu mudanças importantes na sua forma de preenchimento.

As vendas pela internet se tornaram a principal alternativa para que empresas e serviços pudessem manter seus negócios nos últimos dois anos. Com as restrições impostas pela pandemia, muitos setores que só atuavam com lojas físicas migraram para as plataformas de comércio eletrônico, gerando novas demandas em tecnologia e soluções automatizadas.

Uma das principais mudanças que essas empresas precisaram implantar foi a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), documento obrigatório para atestar a venda de um produto ou serviço. Recentemente, com o crescimento das vendas feitas de forma não presencial, a Secretaria da Fazenda (Sefaz) resolveu atualizar a NF-e e implementou mudanças importantes que entrarão em vigor em abril de 2022.

Qual a importância da Nota Fiscal Eletrônica?

A nota fiscal traz credibilidade para o negócio, já que a emissão do documento é a prova de que uma empresa paga seus tributos corretamente.

Esse documento fiscal é fundamental para que a empresa tenha um registro de suas vendas e para a prestação de contas e comprovações na hora de pagar impostos, além de reduzir custos e processos burocráticos.

Toda empresa deve emitir a nota fiscal ao fazer uma operação de negócios, independentemente do valor do produto ou serviço. A única exceção é para o Microempreendedor Individual (MEI), que não precisa emitir a nota quando o consumidor for uma pessoa física.

O consumidor tem, garantido por lei, o direito de pedir e receber a nota fiscal. Somente por meio dela é possível obter benefícios como suporte técnico em assistências, garantia de trocas e devoluções, ou crédito fiscal.

A implantação da NF-e substituiu a tradicional nota de papel e facilitou o acompanhamento dos setores de atacado e varejo pela Sefaz.

Quais os motivos para as alterações na NF-e? Qual é o impacto para os e-commerces?

Para que o processo de emissão de NF-e continue transparente para todas as partes envolvidas e traga mais segurança para o consumidor, a Secretaria da Fazenda emitiu uma Nota Técnica com atualizações para o documento.

A mudança também foi motivada pelo crescimento do varejo brasileiro, que, segundo a Associação Brasileira de Comércio Eletrônico, ganhou mais de 135 mil lojas eletrônicas desde março de 2020.

Todas as empresas precisam se adequar à atualização. Quem vende seus produtos no comércio virtual, precisará implantar atualizações da operação em plataformas de vendas, e-commerces, hubs, e adequar os marketplaces e ERPs. Além dos e-commerces, haverá novos campos de preenchimento obrigatórios para empresas que realizam operações específicas.

No caso dos marketplaces, eles deverão permitir que todos os dados de pagamento de uma determinada transação sejam acessados pelos vendedores e ERPs utilizados por eles. Caso as empresas que realizarem vendas on-line em marketplaces que não estiverem adequadas dentro do prazo, poderão ser impedidas de gerar notas fiscais no sistema de gestão.

Principais alterações na NF-e

Uma das novidades é a identificação do intermediador das operações. De acordo com a Sefaz, o termo refere-se à empresa que presta serviço ou agencia negócios por intermédio de uma transação comercial. É o caso dos marketplaces, plataformas de delivery, entre outros.

Confira abaixo as 5 novas regras para emissão de NF-e de vendas realizadas em e-commerces:

Identificação da operação de vendas: informar se foi realizada por meio de e-commerce próprio ou de um intermediador/marketplace.
Identificação do intermediador da operação de pagamento: citar quem foi o responsável pela transação financeira, podendo ser o próprio marketplace ou uma empresa terceira;
Informar a instituição de pagamento, se utilizado cartão: neste campo será informada a bandeira do cartão utilizado;
Informar o número da autorização da operação de cartão de crédito para cada venda;
Informar o meio de pagamento utilizado, que agora contempla: depósito bancário, PIX, transferência bancária, carteira digital, programas de cashback, créditos virtuais e programas de fidelidade, além dos tradicionais boleto bancário e cartão de crédito/débito.

Outra mudança inclui novos campos a preencher, de acordo com as operações que a empresa realiza:

Operações presenciais (código 1);
Operação não presencial, pela internet (código 2);
Operação não presencial, teleatendimento (código 3);
NFC-e em operação com entrega em domicílio (código 4);
Operação não presencial, outros (código 9).

Veja quais são as três principais alterações na NF-e em itens já existentes e como preenchê-las:

Alteração no campo YA05

Agora, neste campo, além do CNPJ da instituição de pagamento, adquirente ou subadquirente, você deve informar o CNPJ do intermediador de pagamento da operação, caso ela seja processada por ele.

Alteração no campo YA02

Novos códigos foram criados para informar o método de pagamento utilizado. O código 16 refere-se ao depósito bancário, o 17 ao PIX, o 18 para transferência bancária ou carteira digital e o código 19 para pagamento por programa de fidelidade, cashback ou crédito virtual.

Inclusão do grupo Yb

Este campo deverá conter as informações do intermediador da transação, ou seja, o CNPJ e o idCadIntTran, que é o identificador cadastrado no intermediador, devendo ser inserido o nome do usuário ou a identificação do perfil do vendedor no site do intermediador.

A Nota Técnica 2020.006 versão 1.20 está disponível no Portal da Nota Fiscal Eletrônica.

Automatização de nota fiscal

Com as mudanças previstas para a NF-e, empresas precisam implantar soluções que facilitem a emissão, controle e acesso de suas notas fiscais. Para isso, existem sistemas automatizados que simplificam a emissão de NF-e, ou outros que agilizam a captação de NF-e.

A Omnidata auxilia empresas nessa atividade, com uma solução que automatiza a captação de NF-e nos sistemas da Receita Federal ou das secretarias da fazenda. A ferramenta também reduz o tempo de emissão e a necessidade de digitação do Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-es). Saiba mais sobre essa solução no site: https://www.omnidata.com.br/transporte-de-cargas/captac%cc%a7a%cc%83o-e-coleta-de-nf-e/